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Beteiligung fördern durch Zukunftswerkstätten & Zukunftskonferenzen

Die Zukunftskonferenz

Einer der Unterschiede der Zukunftskonferenz zur Werkstatt ist, dass es sich hier um ein Planungstreffen, eine kommunikationsintensivere „Konferenz“ mit einer sehr großen und eher heterogenen Teilnehmergruppe handelt. Ziel dabei ist es, Menschen aus allen (Interessen)Bereichen einer Organisation an Veränderungsprozessen zu beteiligen, gemeinsam Ziele für die Zukunft zu entwickeln und erste Umsetzungsschritte einzuleiten.

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Herkunft und Entwicklung

Die Wurzeln dieser Methode reichen bis in die frühen 1960er Jahre zu den Mitbegründern der Disziplin der Organisationsentwicklung, Fred Emery und Ronald Lippitt. Merrelyn Emery und Marvin Weisbord haben von diesem Ansatz ausgehend das Konzept der Zukunftskonferenz entwickelt und verbreitet. Inzwischen werden auf der ganzen Welt unzählige Zukunftskonferenzen durchgeführt. Besonders im angelsächsischen und skandinavischen Raum sind Zukunftskonferenzen ein verbreitetes Verfahren. In Deutschland beginnt die Anwendung dieses Verfahrens erst allmählich sich durchzusetzen, insbesondere in Organisationen und Unternehmen. Sehr verbreitet ist die Durchführung bei Stadtentwicklungsprozessen, z.B. im Kontext lokaler Agenda-21 Prozesse.

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Merkmale der Zukunftskonferenz

In einer Zukunftskonferenz kommen Repräsentant-/innen aller Ebenen einer Organisation bzw. einer Institution zusammen, um Veränderungsprozesse in Gang zu setzen. Bis zu 70 Personen arbeiten zweieinhalb bis drei Tage intensiv miteinander, lernen voneinander, entwickeln gemeinsame Visionen und planen konkrete Maßnahmen, um ihren Zielen näher zu kommen. In einer heterogenen Gruppe die Zukunft zu planen hat den Vorteil, dass ein gemeinsames Bild von der Wirklichkeit bzw. von gemeinsamen Zielen geschaffen werden kann. Durch das Zusammenwirken vielfältiger Perspektiven (aus verschiedenen Funktionsbereichen einer Organisation) wird ein gemeinsames Ganzes geschaffen.
Dieses Prinzip wird gern mit einer alten Sufi-Geschichte veranschaulicht: Sechs blinde Männer begeben sich zu einem Elefanten, um ihn zu berühren. Jeder berührt das Tier an einer anderen Stelle. Einer stößt gegen die Seite des Elefanten und identifiziert die Gestalt einer Wand. Ein anderer befühlt einen Stoßzahn und spricht von einem Speer. Der nächste befühlt den Rüssel und assoziiert eine Art Schlange. Derjenige, der das Ohr ertastet, erkennt etwas Fächerähnliches (vgl. Weisbord/Janoff S. 88). Alle fühlen denselben Elefanten, doch jeder beschreibt ein anderes Bild von dem Tier. Erst wenn die jeweiligen Wahrnehmungen kommuniziert werden, ergibt sich für jeden ein verändertes Bild eines Ganzen. Übertragen auf Institutionen bedeutet das, dass die Wahrnehmung der Organisation bzw. in diesem Fall der Schule durch entsprechende Kommunikationsprozesse erweitert wird und Perspektiven und Handlungen möglich werden, die vorher keiner für machbar gehalten hat.
Während der Zukunftskonferenz wird der Blick aller Beteiligten stets auf das Einigende orientiert, auf die Zukunft, die man sich gemeinsam wünscht und erschaffen will. Ziel ist es, die Gemeinsamkeiten zu finden, nicht die Probleme zu bearbeiten. Konkrete Maßnahmen werden erst dann geplant, wenn ein Konsens über die gemeinsamen Ziele hergestellt ist.
Prinzipien der Zukunftskonferenz lauten:

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Verlauf der Zukunftskonferenz

Die Zukunftskonferenz folgt einem festgelegten Ablaufschema.

  1. Rückblick
    In den ersten drei Konferenzphasen werden in einem dialogischen Entdeckungsprozess Informationen und Wahrnehmungen der Beteiligten gesammelt und interpretiert. Alle Personen werden gebeten, in die Vergangenheit zu blicken – in die der Organisation bzw. Institution, in ihre persönliche Vergangenheit und/ oder in die Vergangenheit der Welt. Höhepunkte, Meilensteine und sonstige wichtige Entwicklungen werden genannt und zusammengetragen, so dass ein umfassendes Bild von der Vergangenheit des Systems entsteht. Gemeinsam werden sowohl die guten als auch die problematischen Entwicklungen herausgearbeitet und Konsequenzen für die Zukunft gezogen. Ziel dieser Phase ist die Schaffung einer gemeinsamen Basis und eines Gemeinschaftsgefühls als Voraussetzungen für einen konstruktiven Dialog. 
  2. Untersuchung des Umfeldes
    In dieser Phase wird das Umfeld des Systems betrachtet. Die Entwicklungen und Trends, die auf die Organisation bzw. Institution zukommen – Fakten ebenso wie Wahrnehmungen und Einschätzungen – werden hier zusammengetragen. Aus der  Fülle aller beeinflussenden Faktoren werden die entscheidenden Trends identifiziert und auf ihre Konsequenz hin überprüft.
  3. Bewertung der Gegenwart
    Nun wird das Innenleben des Systems untersucht. Es wird danach gefragt, worauf die Teilnehmer/innen stolz sind und was sie bedauern. Auch in dieser Phase werden die Wahrnehmungen aller Beteiligten gesammelt und interpretiert. Die Frage nach Stolz und Bedauern macht gemeinsame Werte bewusst, löst häufig einen intensiven Austausch von Informationen aus und führt zu Aha-Erlebnissen. Am Schluss wird deutlich, welche Dinge die Beteiligten in die Zukunft mitnehmen und welche sie gerne zurücklassen möchten.
  4. Entwicklung gemeinsamer Visionen
    Mit kreativen Mitteln wird nun die gemeinsame Zukunft anschaulich und lebendig kreiert und anschließend präsentiert. Die Teilnehmenden entwickeln ein phantasievolles, innovatives Bild von der Zukunft ihrer Organisation bzw. Institution. Gemeinsame Ziele, Wünsche und  Hoffnungen werden erkennbar, zentrale Zukunftswünsche werden identifiziert.
  5. Die Umsetzung vorbereiten
    Sind die Visionen benannt und die gemeinsamen Ziele formuliert, geht es an die konkrete Planung der Umsetzung der Ziele. Es bilden sich Projektgruppen, in denen Maßnahmenpläne erstellt und Verantwortlichkeiten festgelegt werden, um dann – nach Abschluss der Konferenz – mit der Umsetzung beginnen zu können.
    Die fünf Phasen der Zukunftskonferenz im Überblick
Phase I Phase II Phase III Phase IV Phase V
Vergegenwärtigung der Vergangenheit: Prüfen des Umfeldes: Bewerten der Gegenwart: Entwerfen einer gemeinsamen Vision: Vorbereiten der konkreten Umsetzung:
Wo kommen wir her? Welche Entwicklungen kommen auf uns zu? Worauf sind wir stolz, was bedauern wir? Was wollen wir gemeinsam erschaffen? Welche Nahziele setzen wir uns? Welche Maßnahmen erfordern sie?
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Umsetzung und Reflexion

Zukunftskonferenzen sind im Rahmen von Schulentwicklungsprozessen besonders geeignet, da alle Beteiligtengruppen der Schule mitwirken und somit alle Perspektiven in die Veränderungsprozesse einfließen. Das ganze System Schule zusammenzubringen bedeutet, dass Vertreter-/innen aus dem Kollegium, der Schülerschaft, der Eltern, Reinigungspersonal und Hausmeister ebenso beteiligt sein müssen wie relevante Kooperationspartner-/innen der Schule oder auch Repräsentanten der Schulverwaltung. 

Die Vorbereitung einer Zukunftskonferenz erfordert einen hohen Aufwand. Eine Steuerungsgruppe, heterogen zusammengesetzt, benennt die Repräsentanten des Systems und übernimmt alle erforderlichen Schritte zur Durchführung der Konferenz. Die Steuerungsgruppe trägt zugleich Sorge dafür, dass und wie sicher gestellt ist, dass die Ergebnisse der Konferenz systematisch in den Schulentwicklungsprozess einfließen.
Eine Zukunftskonferenz dauert zwei bis drei Tage. Da die Teilnehmer-/innenzahl recht hoch ist, sind räumliche Bedingungen herzustellen, die ein angenehmes und entspanntes Arbeiten möglich machen.
Eine Zukunftskonferenz sollte möglichst professionell moderiert werden. Dies empfiehlt sich nicht nur aufgrund der umfassenden Vorbereitung einer solchen Konferenz, sondern auch angesichts der recht anspruchsvollen Durchführung. Jede Phase der Konferenz muss sehr spezifischen Anforderungen genügen – sowohl im Hinblick auf die methodische Umsetzung als auch bezogen auf die Zusammensetzung der Kleingruppen. Es wird immer wieder in wechselnden Gruppenkonstellationen gearbeitet, wobei mit jeder Konstellation unterschiedliche methodische Schritte verbunden sind. Eine zentrale Aufgabe der Moderation während der gesamten Konferenz ist es, stets das Vereinende aller Akteure im Blick zu behalten und anzusteuern.

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